Automatické zasielanie protokolu o odbere e-mailom¶

Čo to je¶

Po schválení protokolu o odbere ho Previs vie automaticky odoslať e-mailom zákazníkovi — vo formáte PDF, ako prílohu, na kontaktné adresy zadané na karte odberného miesta.

Odosielanie sa zapína zvlášť pre každé odberné miesto, takže si sami určíte, ktorí zákazníci protokoly dostávať budú a ktorí nie.

Predpoklady¶

Aby mail odišiel, musia byť súčasne splnené tieto podmienky:

Vo firemných nastaveniach je vyplnený dátum, od ktorého sa má zasielať.
Na karte odberného miesta sú vyplnené e-mailové adresy.
Na karte odberného miesta je zaškrtnuté zasielanie protokolu o odbere.
Protokol o odbere je schválený.
Protokol o odbere je zarchivovaný do PDF (prebieha automaticky).

Ak čo i len jedna podmienka neplatí, protokol sa jednoducho preskočí — nič sa neodošle a nič sa nepokazí.

Nastavenie¶

Krok 1 — zapnutie funkcie a dátum¶

MENU → Administrácia → Nastavenia → Laboratórny denník → záložka Archivácia protokolov

Vyplňte pole „Zasielať protokol o odbere e-mailom od dátumu".

Tento dátum je zároveň hlavným vypínačom celej funkcie:

Hodnota	Správanie
prázdne	neodosiela sa nič, funkcia je vypnutá
vyplnený dátum	odosielajú sa protokoly schválené v tento deň a neskôr

Dátum slúži ako poistka pri zavedení funkcie. Bez neho by sa pri prvom spustení naraz rozposlali všetky protokoly zarchivované v minulosti. Nastavte ho preto na deň, od ktorého chcete zasielanie skutočne spustiť.

Krok 2 — nastavenie odberného miesta¶

Otvorte kartu odberného miesta:

MENU → Vodárenské objekty → Producenti odpadových vôd
MENU → Vodárenské objekty → Odberné miesta pitných vôd → V správe VaK alebo V správe iných
MENU → Vodárenské objekty → objekty odpadovej vody

Na karte vyplňte:

E-maily pre zasielanie výsledkov analýz oddelené čiarkami — jedna alebo viac adries oddelených čiarkou
zasielať protokol o odbere e-mailom — zaškrtnite

Ak je checkbox zaškrtnutý, ale pole s adresami je prázdne, neodošle sa nič.

Ako to prebieha¶

Celý proces je automatický a beží v troch krokoch:

Schválenie — protokol o odbere schválite v Týždennom pláne činnosťou „Hromadné schválenie protokolu o odbere".
Archivácia — Previs na serveri v pravidelnom cykle vyrába PDF archívy schválených protokolov.
Odoslanie — hneď po zarchivovaní sa pre protokoly s nastaveným zasielaním pripraví e-mail s PDF prílohou a odošle sa.
Pre každý protokol vzniká jeden samostatný mail.

Kedy mail príde¶

Mail neodchádza v momente schválenia, ale až po zarchivovaní protokolu do PDF — bez archívu nie je čo priložiť. Archivácia beží na serveri v cykle, takže medzi schválením a odoslaním môže byť určité zdržanie.

Obsah mailu¶

Predmet: Protokol o odbere vzorky č. <číslo>/<rok>

V texte sú identifikačné údaje vzorky — číslo, dátum a čas odberu, názov odberného miesta a ČMO. Prílohou je PDF protokolu o odbere.

Ako odosielateľ sa použije adresa z firemných nastavení (rovnaká ako pri zasielaní výsledkov analýz producentom).

Text mailu sa dá upraviť bez zásahu do programu — šablónu ZasielanieProtokoluOOdbere.html stačí skopírovať do zdieľaného priečinka \Previs\SablonyMailov a upraviť tam.

Ochrana proti duplicitám¶

Ku každému protokolu si Previs zapamätá, kedy bol odoslaný. Opakované spustenie archivácie preto ten istý protokol nepošle druhýkrát.

Ak sa archív protokolu nepodarí nájsť, mail sa nezaradí a protokol sa skúsi znova v ďalšom cykle — nedôjde teda k strate, len k odkladu.

Najčastejšie problémy¶

Symptóm	Príčina	Riešenie
Neodosiela sa vôbec nič	Nie je vyplnený dátum vo firemných nastaveniach	Doplniť „Zasielať protokol o odbere e-mailom od dátumu"
Konkrétne odberné miesto nedostáva maily	Nie je zaškrtnuté zasielanie, alebo chýbajú adresy	Skontrolovať kartu odberného miesta
Starší protokol neprišiel	Bol schválený pred nastaveným dátumom	Zámerné správanie — dátum ohraničuje, odkedy sa posiela
Protokol je schválený, ale mail nie je	Ešte neprebehla archivácia do PDF	Počkať na najbližší archivačný cyklus
Mail prišiel bez prílohy alebo vôbec	Nedostupný archívny priečinok	Kontaktovať správcu systému

Súvisiace odkazy¶

Zapnutie funkcie a dátum: MENU → Administrácia → Nastavenia → Laboratórny denník → záložka „Archivácia protokolov" → „Zasielať protokol o odbere e-mailom od dátumu"
Nastavenie odberného miesta: MENU → Vodárenské objekty → (príslušný typ objektu) → polia „E-maily pre zasielanie výsledkov analýz oddelené čiarkami" a „zasielať protokol o odbere e-mailom"
Schválenie protokolu o odbere: MENU → Laboratórny denník → Týždenný plán → tlačidlo „Hromadné schválenie protokolu o odbere"
Nastavenie archivácie protokolov: MENU → Administrácia → Nastavenia → Laboratórny denník → záložka „Archivácia protokolov"