Dokumentor¶

II) Popis dokumentoru
Dokumentor je určný na administráciu dokumentov rôznych typov (pdf,xls,doc atď). Pre každý
dokument (ďalej nazývaný "priložený dokument") sa v štruktúre priečinkov a dokumentov vytvorí
dokument (dokument bude ďalej používaný ako celá jednotka (formulár), ktorý zapúzdrúje
priložený dokument). Túto štruktúru je vidieť vľavo v menu. Štruktúra obsahuje 2 uzly (Moje a Verejné),
pod ktoré sa budú pridávať ďalšie priečinky a dokumenty. Uzol Moje má každý užívateľ vlastný a uzol Verejné
je spoločný pre celú spoločnosť.

III) Dokumenty a priečinky

1) Pridanie dokumentu/priečinku
V prvom rade je potrebné aby bola založená kategória dokumentov, pre ktorú sa ide zakladať dokument. Kategória
dokumentu sa môže zmeniť iba priamo po vytvorení dokumentu.
Dokument/priečinok sa pridáva pravým klikom na dokument/priečinok, pod ktorý chceme nový dokument/priečinok vložiť.
Po pridaní dokumentu/priečinku sa otvorí a tu je možné meniť rôzne údaje. Pre priečinky sú tieto údaje iba Názov
a Klúčové slová. Pri dokumente je viac predvolených údajov, ktoré obsahuje každý dokument, a v dolnej časti je
možné na pravý klik pridať podstránku a znova na pravý klik pridať položky (viď Pridávanie položiek).
Dokument obsahuje predvolené položky, ktoré sú buď spoločné pre všetky verzie daného dokumentu alebo každá verzia
má vlastnú hodnotu. Nie len priečinok ale aj dokument môže obsahovať pod sebou priečinky a dokumenty. Napr. rôzne prílohy
k dokumentu je možné priradiť v štruktúre pod tento dokument.
Spoločné položky pre všetky verzie: Názov, Klúčové slová, Dátum vytvorenia, Dlhý názov, Kategória dokumentu,
Vyžiadať zmenový list po zmene

2) Možnosti automatického pridávania dokumentov
Pravý klik na priečinok/dokument a klik na "Pridať dokumenty z disku"
Pridá jeden alebo viac dokumentov v štruktúre (aj s priloženými dokumentami podľa vybraných súborov)
Pravý klik na priečinok/dokument a klik na "Vytvoriť dokumenty podľa štruktúry z Windows"
Vytvorí dokumenty a priečinky podľa vybraného priečinku vo Windows

3) Pridávanie položiek
Každý dokument je zaradený do kategórie dokumentov (napr. Faktúry). Dokumenty rovnakej kategórie majú rovnaké
užívateľom vytvorené položky (viď Pridávanie položiek). Pravým klikom na spodnú časť dokumentu sa pridáva
podstránka dokumentu. Pravým klikom na podstránku dokumentu sa pridávajú užívateľom definované položky. POZOR,
tieto položky sú rovnaké pre všetky dokumenty rovnakej kategórie. Napr. ak majú všetky faktúry mať položku
"podpísaná", tak treba otvoriť nejaký dokument kategórie faktúra a pridať položku "podpísaná". Táto položka
sa zobrazí vo všetkých dokumentoch kategórie faktúra. Položka smie byť na dokumente iba raz, teda nie na
viacerých podstránkach naraz.
Pri kliku na pridať položku sa zobrazí zoznam už existujúcich položiek, ktoré dokument ešte neobsahuje. Z nich sa
vyberie položka, ak taká položka ešte neexistuje, vyberie sa na prvá položka "Nová položka". Po kliknutí pridať sa
otvorí formulár pre vytváranie nových položiek. Obsahuje tieto dátové typy:
Znakový reťazec: ľubovoľný text
Logická hodnota: áno/nie
Celé číslo
Desatinné číslo
Dátum a čas
Dátum
Výber z číselníka: užívateľom definovaná množina hodnôt (napr. dážď, jasno, oblačno a pod.)
Tlačitko: tzv. bezhodnotová premenná, má význam iba v spojení s nejakou udalosťou (Tlačitko, ktoré spôsobí rozposlanie
emailov určitej skupine užívateľov, viď Udalosti)
Číselník z previsu: podobné ako výber z číselníka s rozdielom, že množina hodnôt je tabuľkou previsu (pracovníci a pod.)

4) Menenie údajov dokumentu
Údaje na dokumente, vrátane užívateľom definovaných položiek smiete meniť (ak máte na to právo), pričom ukladanie do databázy
nastáva pri opustení kurzora danej položky (prekliknutie na inú položku alebo zatvorenie formulára).

5) Úprava pložiek
Po pravom kliku na podstránku dokumentu sa klikne "Zapnúť režim úpravy pozícií". Každá podstánka obsahuje mriežku, ktorá sa dá
vidieť po pravom kliku a kliku na "Zobraziť mriežku". Pod touto voľbou je možné pridať alebo odobrať stĺpce na podstánke. Pri kliku
na podstránku sa podsvieti prázdna bunka na slabomodro alebo ak je na danom mieste položka, tak sa táto položka podsvieti a silnomodro.
Na prvý klik sa dá:
- pridať novú položku na pozíciu, ktorá je práve označená
- odobrať práva označnú položku
- pridať ďalšia podstránka
- zobraziť zoznam položiek (toto je dobré ako prehľad položiek v inej forme ako priamo na dokumente)
- zobraziť zoznam podstrániek
- vypnúť režim úpravy pozícií

6) Pripojený dokument
Pripojenie dokumentu
- Klik pravým na dokument/priečinok pod ktorý sa majú dokumenty vytvoriť, potom klik na pridať dokumenty z disku. Tu je možné vybrať 1 alebo
viac dokumentov, ktoré sa vytvoria pod vybraný objekt. (Rovnako je možné potiahnuť dokumenty z windows prieskumníka a položiť ich
na vybraný dokument/priečinok)
- Klik na "Pripojiť dokument nový dokument z disku". Vyberie sa fyzický dokument (pdf, xls, doc a pod.), ktorý je pripojeným dokumentom.
(Rovnako je možné potiahnuť dokument z windows prieskumníka a položeť ho na tlačítko "Pripojiť nový dokument z disku")
- Klik na "Pripojiť dokument nový dokument zo skenera"
Ak sa pridá dokument,
ktorého typ sa pridáva po prvý krát, program sa opýta na názov typu dokumentu (ak sa pridá dokument s koncovkou pdf, treba napísať napr.
pdf dokument, a pod.). Pripojené dokumenty sa delia podľa koncovky na rôzne typy dokumentov. Typ dokumentu umožňuje definovať program,
ktorý sa tento dokument otvára. Toto sa mení v "Činnosti/Číselníky/Typy dokumentov užívateľa". Pokiaľ program pre typ dokumentu a užívateľa
nie je definovaný, dokumentor otvára pripojený dokument automaticky (tak ako by ho otvoril windows po dvojkliku).
Zmeny v pripojenom dokumente
Na hornej lište je možné kliknút "Otvoriť dokument", jedno tlačítko má ikonu ceruzky, týmto sa otvára dokument na písanie, druhé tlačitko
otvára dokument na čítanie. Pri otovrení pripojeného dokumentu sa dokument stiahne zo servera na lokálny počítač. Ak sa pripojený dokument
otvoril na písanie, pod menu je zobrazený v zozname otvorených dokumentov. Po dokončení zmien treba v dokumentore kliknúť "Zavrieť", čím
sa dokument (ktorý bolo treba predtým uložiť v tom programe, v ktorom je otvorený) pošle naspať na server. Po otvorení dokumentu na čítanie
je tento dokument stiahnutý a označený ako "readonly", čím nie je možné tento dokument v danom programe uložiť.

7) Pripomienky k dokumentu
Na podstránke Pripomienky, je možné viesť pripomienky k dokumentu. Pripomienky je možné pridávať, mazať a meniť (niektoré možnosti sú na pravý
klik)

8) Zmena prípony dokumentu
Postup:
1) povodny subor (odt) stiahnut na disk pomocou praveho kliku a vyberu volby "stiahnut dokument na disk"
2) subor ulozit na Vami definovane miesto na disku
3) subor upravit podla vasich predstav, teda aj so zmenou pripony
4) vo formulari daneho dokumentu kliknut na "pripojit novy dokument z disku" a vybrat novy prekonvertovany subor (docx)
Vysledok:
v historii mate vsetky dokumenty s tou priponou ktoru mali, tie ktore boli odt ostali odt, tie co uz su docx su docx a vsetko funguje tak akoby sa pripona nezmenila

IV) Práva
Systém práv funguje na príncípe kaskádovania od dokumentu až po uzol Verejné. Užívateľ da a člen role docadmin majú právo na všetko.

Práva "meniť údaje", "upraviť položku", "zmazať položku" sa dajú okrem aplikovania na dokument aplikovať aj priamo na položky dokumentov.
Postup:
Práva na priečinky a dokumenty sú totožné, ďalej sa spomína iba dokument, ale to isté platí pre priečinky. Ďalej "právo" sa používa pre konkrétne
právo, ktoré sa práve ide aplikovať (napr. pri otváraní dokumentu sa kontroluje právo "otvoriť dokument/priečinok")

A) Zistenie práva vzhľadom na dokument a jeho nadštruktúru:
1) Program sa pozrie či existuje právo definované na položke, ak existuje definované právo, potom táto hodnota (povoliť alebo zakázať)
je výsledkom.
Ak právo nebolo definované na položke pokračuje sa na bod 2)
2) Program sa pozrie či existuje právo definované na dokumente, ak existuje definované právo, potom táto hodnota (povoliť alebo zakázať)
je výsledkom.
Ak právo nebolo definované na dokumente pokračuje sa na bod 3)
3) Program sa pozrie či má dokument právnu kategóriu a ak áno, tak ak existuje definované právo pre túto právnu kategóriu,
potom táto hodnota (povoliť alebo zakázať) je výsledkom. Ak dokument nemá právnu kategóriu alebo právo nebolo definované na danej
právnej kategórii pokračuje sa na bod 4)
4) Program sa pozrie či existuje právo definované na podštruktúru rodiča dokumentu, ak existuje definované právo, potom táto hodnota
(povoliť alebo zakázať) je výsledkom.
Ak právo nebolo definované na podštruktúru rodiča dokumentu program rovnakým postupom (body 2), 3) a 4)) skontroluje či je právo na rodičovi
dokumentu, ak sa stále nenašlo právo tak sa skontroluje rodič rodiča dokument, atď až sa program dostane a uzol "Verejné" a ak nenájde definované
práva ani na poslednom uzle "Verejné", výsledkom je povoliť.

B) Skupiny pre ktoré sa definujú práva:
Práva sa definujú na piatich skupinách:
1) Užívateľ
2) Skupina užívateľov
3) Prevádzky
4) Databázová rola
5) Všetci
Ak je na jednej úrovni (napr. položka X alebo dokument Y atď) definovaných viac skupín, do ktorých spadá užívateľ, prioritu má objekt,
ktorý má menšie číslo (max. prioritu má užívateľ, min. prioritu má všetci).

C) Definícia práv:
Práva sa nedefinujú v uzle "Moje", ten vidí iba daný užívateľ a má tam právo na všetko.
Definícia práv sa robí pravým klikom na dokument a klik na "Zobraziť prístupové práva". Vtedy sa zobrazí
formulár s právami pre daný dokument. Hore je označovacie políčko "Použiť skupiny", ktorý prepína medzi zobrazením práv v definovaných skupinách
alebo delenie na skupiny. Ako prvé treba kliknúť "Pridať objekt". Kde sa vyberie typ objektu a pokiaľ to nie je všetci, tak treba vybrať
konkrétny objekt z výberového zoznamu. Daný objekt sa po pridaní zobrazí v ľavom zozname, pre označený objekt sa definujú práva v označovacích
políčkach v mriežke na pravej strane formu. Táto mriežka obsahuje 6 stĺpcov, rozdelených do 3 skupín.
1) Pre kliknutý dokument a aj poštruktúru
2) Pre kliknutý dokument
3) Pre poštruktúru.
Každá skupina obsahuje Povoliť a zakázať. Zmena v prvej skupine spôsobí zmenu
v druhej a tretej skupine na rovnakú hodnotu ako má práva skupina. Ak je v prvej skupine štvorček, znamená to, že druhá a tretia skupina
obsahujú aj fajočku aj prázdne políčko. Spriahnuté su samozrejme vždy stĺpce Povoliť a stĺpce Zakázať. Prvý riadok je Plná kontrola, klik
na jeho políčka spôsobí vypnenie všetkých políčok v danom stĺpci na rovnakú hodnotu. Ak v riadku Plná kontrola svieti štvorček, znamená to,
že v danom stĺpci sa nachádzajú aj fajočky aj prázdne políčka.
V Činnosti/Dokumenty/Právne kategórie priečinkov/dokumentov je možné definovať práva ktoré sa aplikujú ak má daný dokument danú právnu kategóriu.

D) Definícia práv pre činnosti:
Práva na činnosti majú 2 úrovne:
1. úroveň - klik na "Práva na činnosti" - tu sa definujú práva pre všetky činnosti
2. úroveň - klik pravým na činnosť - tu sa definujú práva pre konkrétnu činnosť (ak je tu definované právo tak je uprednostnené pred definovaným
právom pre všetky činnosti)

V) Činnosti
Činnosti sa nachádzajú vľavo dole. Tie ktoré obsahujú mriežku a lištu s tlačítkami pridadať/zmazať/uložiť fungujú všetky na rovnakom spôsobe.
Tu neexistuje "vchod do editácie" ako v iných činnostiach v previse, tu sa jednoducho klikne do mriežky a menia sa údaje.

VI) Udalosti

Definícia udalosti
Udalosti sa vytvárajú v "Činnosti/Číselníky/Udalosti". Tu sa pridá udalosť tak ako je to vysvetlené v sekcii "Číselníky". V tomto forme sa
menia mená udalostí, ďalšie údaje a podmienky pre udalosti sa riešia dvojklikom na riadok danej udalosti, čím sa otvorí ďalší formulár.
V tomto formulári sa nachádzajú 2 mriežky (každá má vlastné tlačítko "Pridať záznam" a "Zmazať záznam". Tlačítko "Uložiť" je na formulári
iba jedno. Udalosť ako taká sa skladá z podmienky (ľavá mriežka) a akcie (pravá mriežka). Podmienka je to čo udalosť spúšta, podmienka
kedy udalosť nastáva. Pričom akcia je úkon, ktorý sa vykoná ak nastala podmienka. Pre udalosť je možné definovať viac podmienok a viac
akcií, v tom prípade ak nastane akákoľvek podmienka (z definovaných podmienok udalosti) tak sa spustia všetky definované akcie (pre danú
udalosť).
Podmienky:
Pri definícii podmienky je ešte možné určiť určité atribúty:
Akt.Ver. - Aktuálna verzia, podmienka spustí udalosť iba ak sa daná podmienka stala na aktuálnej verzii dokumentu
Plat.Ver. - Platná verzia, podmienka spustí udalosť iba ak sa daná podmienka stala na platnej verzii dokumentu (dnešný dátum je v
medziach dátumov platnosti, ak je v dokumente dátum platnosti "od" prázdny, je platný od vždy, ak je v dokumente dátum platnosti "do" prázdny,
je platný do vždy)
Akcie:
email - v pravom stĺpci sa vyberie skupina emailov, ktorá sa definuje v Previs/MENU/Spoločné číselníky/Ostatné/Skupiny emailov
notifikácia v previse - v pravom stĺpci sa vyberie skupina užívateľov, ktorým sa zobrazí oznam v previse keď nastane udalosť,
ak užívateľ nie je prihlásený zobrazí sa mu oznam keď sa prihlási do previsu, skupina užívateľov sa definuje v
Previs/MENU/Administrácia/Ostatné/Skupiny užívateľov

Naviazanie udalosti na dokument
Klik pravým na dokument, výber "Zobraziť udalosti".Pridať riadok, vo výberovom zozname vybrať udalosť.
Ak treba aby sa udalosť spúšťala na všetkých deťoch niektorého uzla, treba zaškrknúť "použiť v podštruktúre". Takto sa dá napr. definovať
globálna udalosť (udalosť na všetkých dokumentoch), keď sa definuje na uzle Verejné a zaškrkne sa "použiť v podštruktúre".

VII) Presúvanie, odkazy, zoradenie

1) Presunutie dokumentu/priečinku pod iný uzol
Právym tlačítkom myši sa potiahne dokument/priečinok a položí na uzol, pod ktorý dokument/priečinok pôjde. Tu sa klikne "Presunúť sem"
2) Vytvorenie odkazu na dokument/priečinok
Právym tlačítkom myši sa potiahne dokument/priečinok a položí na uzol, pod ktorý odkaz pôjde. Tu sa klikne "Vytvoriť odkaz tu". Tu sa
otvorí malý formulárik kde sa definuje typ odkazu.
Názov odkazu:
a) je navianý na názov originálu - odkaz nemá svoj názov, vždy má názov ako originál, aj po zmene názvu originálu sa názov odkazu zmení
tak aby sedel s originálom
b) je osobitne meniteľný - odkaz dostane na začiatku meno po originále, ďalej je jeho názov nezávislý na názve originálu, dá sa meniť
keď sa odkaz otvorí
Odkaz má:
a) poštruktúru naviazanú na originál - podštruktúra pod odkazom je tá istá ako pod originálom, čo znamená že zmeny v tejto podštruktúre
sa prejavia aj v podštruktúre originálu
b) vlastnú podštruktúru - podštruktúra pod odkazom je vlastná, nijako nie je spriahnutá s podštruktúrou originálu
3) Zmena poradia dokumentov/priečinkov
Právym tlačítkom myši sa potiahne dokument/priečinok a položí na uzol (na rovnakej úrovni v podštruktúre). Tu sa klikne buď "Presunúť pod"
alebo "Presunúť nad"

VIII) Pracovné postupy
Pracovný postup je súbor krokov, ktoré musia pridelení užívatelia na dokumente absolvovať. Kroky je možné absolvovať iba v poradí ako sú zadané.
1) Vytvorenie pracovného postupu
- v Činnosti/Číselníky/Pracovné postupy/Číselník názvov pracovných postupov založiť pracovný postup.
- v Činnosti/Číselníky/Pracovné postupy/Číselník krokov pracovných postupov založiť kroky pre daný pracovný postup, ak už neexistujú.
- vo frmulári dokumentu na podstránke "Pracovné postupy" je možné na pravý klik vytvoriť pracovný postup. Po vytvorení pracovného postupu sa
pracovný postup stáva aktívnym a užívateľ / užívatelia ktorí sú v prvom kroku dostanú oznam o tom že majú nový aktívny krok.
2) Priebeh procesu
Keď všetci užívatelia daného kroku (1 až x užívateľov môže mať krok) označia krok ako hotový, aktívnym krokom sa stáva ďalší krok v poradí,
o čom sú daní užívatelia opäť oboznámení.
3) Prehľad pracovných postupov
Pracovné postupy je možné vidieť v
- Činnosti/Číselníky/Pracovné postupy/Moje pracovné postupy
- Činnosti/Číselníky/Pracovné postupy/Pracovné postupy všetkých užívateľov
- taktiež je možné pre jeden dokument zobraziť všetky pracovné postupy pomocou pravého kliku na tento dokument.

IX) Vyhľadávanie

1) Rýchle vyhľadávanie
Nad štruktúrou dokumentov je textové pole, do ktorého je možné napísať text na vyhľadávanie. Stlačením klávesy enter alebo klikom na
tlačítko lupy sa spustí vyhľadávanie. Zadaný vyhľadávací text sa hľadá vo všetkých režťazcových položkách (Názov,Klúčové slová +
užívateľom definované reťazcové položky). Po vyhľadaní je možné dvojklikom otvoriť daný dokument.

2) Špeciálne vyhľadávanie
a) Globálne vyhľadávanie
Nachádza sa v Ostatné/Vyhľadávanie. Postup:
- Vo forme je vľavo vylistovaný zoznam položiek. Toto sú predvolené položky ako Názov, Klúčové slová a pod. plus užívateľom definované
položky. Z tohoto zoznamu sa myšou natiahne položka do textového poľa "Položka". Ďalej v súvislosti s typom natiahnutej položky sa dá
vo výberovom zozname vybrať znamienko (pri číslených hodnotách menší,väčší a pod., pri textových je a obsahuje atď). Po výbere znamienka
sa zadá hodnota s ktorou sa podľa znamienka porovnáva. Po kliknutí na "Zobraziť výsledky" sa zobrazia dokumenty vyhovujúce filtru.
- Ak je treba upraviť dáta ktoré sa o dokumentoch zobrazujú, treba kliknúť na "Výber dát". Vo výbere dát sa podobne pomocou naťahovania
myšou natiahnu položky do mriežky, tieto položky sa potom zobrazia po kliknutí na "Zobraziť výsledky".
b) Hľadanie vrámci podštruktúry dokumentu / priečinku
Pravým klikom na dokument / priečinok sa vo kontextovom zozname vyberie "Hľadať v podradených uzloch". Vyhľadávanie funguje rovnako ako
v bode a)

X) Zmenové listy
Pre každý dokument je možné označením políčka "vyžiadať zmenový list po zmene". Po zmene v hlavnom dokumente sa každému užívateľovi
zobrazí zmenový list, kde môže ale nemusí pridať záznam.
Zmeny v štruktúre zmenových listov je možné urobiť v Činnosti/Zmenové listy
- pridanie položky zmenového listu je možné v "Pridať položku" - typy položiek sú rovnaké ako typy položiek pre metadata dokumentov
- v "Úprava položiek" je možné položky zneviditeľniť a zmeniť ich text
- v "Poradie položiek" je možné pomocou naťahovania myšou zmeniť poradie v akom sa položky zmenového listu zobrazujú
Doplniť zmenový list pre už urobené zmeny je možné na pravý klik pomocou "Zobraziť zmeny bez záznamu". Riadok v ktorom niečo zmeníme sa
po zavretí zmenových listov uloží medzi zmenové listy. (Táto možnosť je sprístupnená len pri otvorení zmenového listu pre jeden dokument)
Zmeny v už uložených riadkoch zmenového listu
Člen role docadmin môže pomocou pravého kliku na mriežku v zmenovom liste a výberu "Povoliť zmeny", meniť údaje celého zmenového listu.
(Táto možnosť je sprístupnená len pri otvorení zmenového listu pre jeden dokument)

XI) Feedback
Tento modul je rozsiahly a je možné doplniť nové funkcie, preto oceníme všetky návrhy na zlepšenia.